Privacyverklaring Executive Home Rentals (EHR)
Executive Home Rentals (EHR) is een dienstverlener in de vastgoedbranche. Alle EHR vestigingen zijn zelfstandige ondernemingen die werken onder licentie van EHR Nederland. Het doel van EHR is om te bemiddelen in vraag en aanbod van huurwoningen en/of gedurende de huurperiode woningbeheer uit te voeren. Hiertoe verzamelt en distribueert EHR persoonlijke gegevens van u, als (potentiële) huurder of verhuurder. Persoonlijke gegevens worden verzameld via de websites, speciale applicaties, telefonisch en per e-mail.
Wij verwerken de volgende gegevens
Voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, E-mail, bankgegevens, inkomen, banktegoeden, bankpassen, loonstroken of jaarcijfers, werkgever, werkgeversverklaring, arbeidsovereenkomst, huidig huurcontract, goed huurders verklaring etc.
Doelen van de verwerking
Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doelen:
1. Het onderhouden van contact met (potentiële) huurders om huizen te vinden die aan hun wensen en mogelijkheden voldoen.
2. Het onderhouden van contact met (potentiële) verhuurders om passende huurders te vinden voor verhuur van het aangeboden onroerende goed.
3. Het uitvoeren van onderzoek naar de potentiële huurder en verhuurder, om criminele of anderszins grensoverschrijdende activiteiten te voorkomen. Dit doen we in het kader van onze zorgplicht en om te voldoen aan wettelijke regelgeving.
4. Het tot stand brengen van een huurovereenkomst tussen huurder en verhuurder.
5. Het beheren van onroerende goederen ten behoeve van de verhuurder.
6. Het voeren van een financiële administratie met betrekking tot inning huurpenningen, onderhoud woningen, kosten etc.
7. Het opmaken van maandelijkse huurafrekeningen voor verhuurders
8. Het namens verhuurder verzorgen van technisch beheer van het verhuurde
9. Het onderhouden van contact met alle relaties om marketingactiviteiten uit te voeren, dit gebeurt via e-mail (nieuwsbrieven) en/of sociale media.
Wie hebben inzage in uw gegevens
Alle medewerkers van het betreffende kantoor en EHR Nederland kunnen de algemene gegevens van de (potentiële) huurders en verhuurders inzien. Medewerkers met een financiële autorisatie kunnen daarnaast ook de financiële gegevens inzien. Medewerkers met een specifieke autorisatie kunnen de gevoelige persoonsgegevens (zoals ID) inzien. Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is in het kader van de hierboven beschreven doelen of indien er een gegronde reden of wettelijke verplichting is om de gegevens te delen. Te denken valt bijvoorbeeld aan identiteitscontrole, draagkrachtonderzoek, of het inplannen van onderhoudsafspraken door onderhoudsmonteurs.
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
EHR verstrekt, indien nodig in het kader van haar dienstverlening, uw persoonsgegevens aan derden. EHR zorgt er voor dat met deze derden schriftelijke afspraken worden gemaakt die de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens zoveel mogelijk waarborgen.
Bewaartermijnen
- Potentiële huurders: de gegevens worden bewaard tot één jaar na het laatste contact.
- Verhuurders: de gegevens worden bewaard tot één jaar na de bemiddelingsovereenkomst of tot één jaar na afloop van de huurovereenkomst. Indien EHR alleen bemiddeling uitvoert ten aanzien van de huurovereenkomst dient u ons zelf over het einde van de huurovereenkomst te informeren.
- Alle overige persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarmee we ze verzameld hebben. Indien wetgeving of jurisprudentie andere bewaartermijnen voor bepaalde gegevens voorschrijven, volgen wij die termijnen.
Minderjarigen
EHR verzamelt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen, tenzij daar uitdrukkelijke toestemming voor is van ouders of voogden. Onze website is gericht op de bemiddeling en beheer in huurwoningen. Omdat onze diensten alleen toegankelijk zijn voor hen die handels bekwaam zijn, wordt bij oriënterend websitebezoek niet gecontroleerd op leeftijd.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
EHR gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. EHR gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden zoals Facebook en Google.
Privacy maatregelen
EHR beschermt de privacy van haar relaties door:
- de systemen waarin de gegevens worden opgeslagen te beveiligen;
- bijzondere of gevoelige persoonsgegevens uitsluitend op te slaan in speciaal daartoe ontwikkelde beschermde applicatie;
- alle lokale apparatuur is waar mogelijk beveiligd middels toegangscodes, wachtwoorden en/of encryptie;
- alle medewerkers steeds goed te instrueren over de regels en richtlijnen met betrekking tot uw privacy.
Uw privacy rechten
U heeft recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarnaast kunt u verzet aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
